{ The Smoking Code }

Tempo fa, mi decisi a dare una bella sistemata alla posta. Il lavoro fu abbastanza lungo ma fui soddisfatto del risultato ottenuto. Le uniche cose di cui non ero felice erano gli accorgimenti che dovetti usare per gestire le mail da dispositivi diversi.

Attualmente leggo la mia posta sia dal notebook che dallo smartphone ed il protocollo POP in questo non aiuta affatto.  Sebbene la soluzione ideale, nel mio caso (usando tecnologia Microsoft) sarebbe l'utilizzo di Exchange, attualmente non ho un server fisico (con processore a 64bit per 2007) da dedicargli, ne il tempo per configurarmelo ne tantomeno le competenze per farlo.

In un primo momento, ho optato per spostare tutto sulla mia casella Gmali. Attaverso il suo pannello di controllo infatti, è possibile impostare la lettura di caselle "esterne" ed etichettarle opportunamente al fine di organizzarle al meglio.  

In locale, usando una serie di regole di Outlook, è poi possibile mantenere organizzata la posta nel modo più opportuno. Una delle cose più comode è data dalla possibilità di scaricare anche la posta inviata. In questo modo, rispondendo ad una mail dallo smartphone, me la ritrovavo scaricata anche sul notebook ed automaticamente spostata nella cartella "Sent Items"  da una regola.

Problema: il protocollo POP, scarica sempre la posta in locale. Ne consegue che, se sono in giro, scarico la posta sullo smartphone (15 mail), ne leggo 10 e rispondo a 5 di esse, quando accendo il notebook sono constretto a scaricare nuovamente tutte le mail, ricordarmi a quali ho risposto, ricordarmi quali ho letto e marcarle lette anche in locale e leggerne il resto. Decisamente scomodo.

Qualche giorno fa poi, la notizia che aspettavo da tempo: GMail abilita il protocollo IMAP!

La sostanziale differenza tra POP e IMAP è che, nel secondo caso, la comunicazione tra server e client è "bidirazionale", permettendo di accedere e gestire la posta da client diversi. In questa pagina (italiana) di Wikipedia, si può leggere una sintesi delle differenze.

Come è facile intuire, dovendo leggere la posta da dispositivi diversi, l'utilizzo del protocollo IMAP rende la cosa molto più comoda ed "usabile". Ma vediamo come gestire il tutto senza incasinarci troppo la vita. Prima di imbarcavi nella migrazione, vi consiglio di dare uno sguardo al paragrafo "cose da sapere" in basso. Certe cose è meglio saperle prima

ATTIVAZIONE
Per l'attivazione del protocollo IMAP su Gmail, NON bisogna fare assolutamente nulla. Verrà attivato in automatico su tutti gli account. E' solo una questione di tempo. L'unica cosa che dovete fare è accedere ogni tanto alla vostra casella, andare nei settings (impostazioni) e verificare che il protocollo sia attivato.

Configurazione Outlook 2007
La configurazione dei client è abbastanza semplice e ben documentata da Google stessa qui. Non vi resta che seguire le istruzioni per avere il vostro client pronto.
Nel caso di Outlook (non ho sperimentato con altri client), al termine della configurazione, vi troverete un nuovo file di dati che verrà usato per gestire la copia locale delle vostre mail. Come potete vedere dall'immagine, il nuovo file di dati conterrà, oltre alla cartella Inbox, anche le sottocartelle di default di Gmail e le label che avete creato.  Ogni label è rappresentata sul client da una cartella contenente le relative mail. In questo modo, vi troverete in locale la stessa struttura che avete dato alle mail sul server.
Personalmente, durante le prime fasi di utilizzo, ho riscontrato una certa lentezza nella sincronizzazione delle mail. Situazione che si è risolta dopo poche ore. Qualora la situazione non dovesse migliorare, è possibile valutare se far scaricare ad Outlook gli headers delle mail. Per farlo è sufficiente andare in tools --> send/receive --> Send/Receive Settings --> Define send/recive Groups, selezionare il gruppo in cui si trova il vostro account IMAP (probabilmente in quello di default) ed spuntare la voce "Download headers for subscribed folders", oppure personalizzare il download per le singole cartelle. Prima di procedere, consiglio comunque una lettura a questa pagina per le impostazioni raccomandate.

Configurazione PocketOutlook
La configurazione di PocketOutlook sul vostro palmare/smartphone è altrettanto semplice. In questo post è spiegato, per entrambe le tipologie di device, come procedere oppure è disponibile questa pagina nell'help di Gmail. 
Completata la configurazione anche sul vostro dispositivo mobile, potrete visualizzare, gestire e sincronizzare le varie cartelle anche da li, con il vantaggio che ogni operazione verrà "replicata" anche sui vari client (compresa l'interfaccia web).
Per capirci meglio: se dallo smartphone scarico la posta ed ho le 15 mail di prima, ne leggo 10, rispondo a 5 e 3 le sposto nella cartella "lavori", mi ritroverò la stessa situazione su tutti i client così, quando scarico la posta sul notebook, leggerò solo le mail non ancora lette, sapendo che le 3 spostate nella cartella "lavori" dello smartphone, si troveranno nella stessa cartella su Outlook e, sul client web di Gmail avranno l'etichetta "lavori".

Gestione della posta
Il protolocco IMAP, unito al cospicuo spazio messo a disposizione da Google (attualmente il mio è di 4,5GB), può tornarci davvero comodo per l'intera gesione della posta elettronica, risolvendo anche il problema di backup delle mail.
Se gestite le vostre mail archiviandole in cartelle specifiche ("lavori", "amici", "parenti" etc.), potete ricreare la stessa struttura on line, copiandovi le vostre mail. Farlo è una operazione semplicissima anche se piuttosto lunga, in fuzione del peso delle vostre mail.

Usando Outlook (ma la stessa cosa è fattibile con qualsiasi client di posta), vi basterà semplicemente spostare le vostre cartelle locali (trascinandole) direttamente sul nuovo file di dati dedicato alla casella Gmail. Questa operazione non farà altro che creare on line una nuova etichetta corrispondente al nome della vostra cartella, uplodare on line tutte le mail in essa contenute ed etichettarle.

Completato lo spostamento di tutte le mail on line, se avete impostato il download completo dei messaggi (vedi "Configurazione di Outlook 2007" più in alto), avrete tutti i vostri messaggi sia on line che in locale, con tutti i vantaggi che ne conseguono (backup, possibilità di accedervi praticamente da qualsiasi postazione etc.).

Cose da sapere
Ci sono un paio di cose da considerare prima della migrazione verso Gmail ed IMAP. Di qualcuna ne ero già a conoscenza, altre invece le ho scoperte "per strada" e, IMHO, è meglio saperle prima in quanto alcune di esse possono far desistere dall'operazione.

1. In primo luogo, configurando IMAP, Outlook vi creerà un file di dati separato in cui convergeranno solo le mail in arrivo sulla casella Gmail. Questo potrebbe non essere un problema ma per me che ero abituato ad avere un unico file PST (sia per comodità di gestione di varie caselle, sia per comodità nel backup), questa cosa mi ha un po' disorientato all'inizio. Ad ogni modo, nulla vieta di copiare le mail in arrivo da altri account all'interno di Gmail (anche a solo scopo di backup)
2. Le categorie dei messaggi si perdono! Se VIVETE etichettando le mail con le categorie (colorate), lasciate perdere la migrazione. Lo sottolineo in quanto conosco diverse persone che usano praticamente solo quelle, e le cartelle ricerche. Non vanno, e questo per una limitazione del protocollo IMAP (almeno da quello che ho letto).
3. I filtri di Gmail vanno bene fino ad un certo punto. Prima della migrazione, avevo una serie di filtri in locale per muovere i messaggi in arrivo nelle rispettive cartelle. Una volta spostato i messaggio,accanto alle rispettive cartelle appare il numero delle mail ancora non lette, ed il nome della cartella è evidenziato in grassetto. In questo modo, era sufficiente scorrere l'elenco delle cartelle e dedicere quali messaggi leggere per primi. I filtri di Gmail invece, dopo lo spostamento del messaggio, lo marcano come letto con lo svantaggio di essere costretti, una volta scaricata la posta sul client, a controllare ogni singola cartella. L'alternativa è quella di lasciare una copia del messaggio nella Inbox (nella configurazione del filtro). In questo modo non sarà necessario girare per le cartelle alla ricerca di nuovi messaggi ma, oltre a ritrovarvi lo stesso messaggio anche nella posta in arrivo, questo verrà comunque marcato come letto. Forse è solo una questione di abitudine ma io mi ci trovo male.
4. Il flag (bandierina rossa) sui messaggi funziona in modo strano. Innanzitutto, per qualche strano motivo, se dopo aver spostato i messaggi sulla Gmail create la cartella filtro quelli flaggati (Follow Up), TUTTI i messaggi vi risulteranno in questo stato (e toglierlo è una operazione lunga). Inoltre, da quanto ho capito, il flag di outlook corrisponde alla "star" di Gmail. La cosa strana è che mi ritrovo lo stesso messaggio flaggato più volte (ma indagherò meglio in futuro)
5. ClearContext , un software estremamente comodo per la gestione della posta, non funziona con IMAP (e questa è una brutta notizia). Avevo acquistato questo programma qualche settimana fa e l'ho trovato davvero eccezionale. Migrando poi su Gmail, ha smesso di funzionare finchè non ho scoperto dell'assenza di supporto. Peccato. Fortunatamente hanno un programma di restituzione dell'importo speso entro 60 gg che, nel mio caso, non erano ancora trascorsi. Spero aggiungano il supporto ad IMAP quanto prima.

Per quanto riguarda il punto 2, l'unica soluzione che ho al momento trovato è quella di non usare alcun filtro, spostare a mano i messaggi nelle rispettive cartelle dopo averli letti e, in caso di necessità, rimarcarli come non letti.

Di sicuro non è comodo come avere le regole che svolgono questo lavoro in automatico, ma in questo modo ho quasi riprodotto la situazione che avevo prima ed ho immediata visibilità delle cose in sospeso.

Pro e Contro
Parlare di pro e contro è sempre difficile, specie quando si tratta di qualcosa che ha a che fare con la nostra vita quotidiana e le nostre abitudini. E' una cosa soggettiva quindi, qualsiasi considerazione va poi valutata in base alle proprie esigenze personali. Qui di seguito i miei personali pro e contro:

PRO

• possibilità di gestire le mail da dispositivi diversi
• possibilità di accesso alle mail direttamente on line
• spazio di archiviazione abbondante

CONTRO

• inusabilità dei filtri
• assenza di categorie
• unico file di dati in locale

Conclusioni
Nel mio caso, nonostante i "contro" siano abbastanza pesanti, i "pro" pesano maggiormente quindi ho deciso di migrare e di usare Gmail come sistema di gestione della posta principale. Sebbene l'utilizzo di Exchange sarebbe ottimale, gli hosting che lo usano sono ancora abbastanza costosi.
Google offre inoltre la possibilità di usare il proprio dominio attraverso Google Apps quindi, se volete il vostro indirizzo personalizzato, potere farlo tranquillamente. 

In conslusione, oltre ai links sparsi in questo post, ve ne lascio due interessanti che possono aiutarvi a prendere una decisione:

1. Downloadsuqd: Use Gmail over IMAP and tag your mail, too
2. Scott Hanselman: Migrating a Family to Google Apps from Gmail, Thunderbird, Outlook and others: The Definitive Guide

Enjoy.

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