Sulle implicazioni dell’acronimo ASAP

Ci sono alcuni acronimi che detesto. Uno di questi è ASAP. E quando se ne abusa, il mio odio aumenta. Per chi non lo sapesse, ASAP vuol dire:

As Soon As Possible

Non è ancora chiaro il significato? Proviamo così:

serve il prima possibile

E fin qui, è lecito chiedersi il perchè la detesto e perchè ci stò scrivendo un post sopra. Proviamo quindi ad analizzare il vero significato di questo acronimo, specie quando abusato (vi invito a pensarci ed a smentirmi…ne sarei felice). Nel nostro ambito lavorativo, ASAP vuol dire spesso:

Non mi interessa cosa tu stia facendo, o quanto tu abbia stimato una attività. Quello che voglio è che questa cosa venga fatta subito ed a tempo zero

Nella mia vita lavorativa, non sono mai riuscito a dare un significato diverso a questo acronimo. E quando lo sento usare, mi girano. E mi girano perchè chi usa questo acronimo dovrebbe capirne le implicazioni. Cosa che puntualmente non fa.

Ma quali sono le implicazioni? Personalmente ne ho individuate alcune.

IRRIGIDIMENTO: se stai lavorando a qualcosa che hai progettato e pianificato, quando ti piomba addosso una richiesta accompagnata da un ASAP ti destabilizza. In genere, la reazione che ho riscontrato è un irrigidimento verso il dispensatore di ASAP motivato dal fatto che non capisce l’importanza del lavoro in corso e del fatto che, a lavorare di corsa, comporta la perdita della qualità del lavoro

PERDITA DI QUALITA’: se stò facendo il lavoro A e mi chiedi di fare B “ASAP”, la qualità di B ne risente e, dato che poi ti aspetti che la schedulazione del lavoro A venga rispettata, ne risentirà anche la qualità del lavoro A. Ecco quindi che che questo acronimo ha peggiorato la qualità di due attività lavorative

DEMOTIVAZIONE: se le richieste ASAP sono frequenti, nel team si riscontra sempre una perdita di motivazione. La sensazione è sempre la stessa: “perchè devo spendere tempo ed energie in un lavoro di qualità sapendo che tanto arriveranno n-mila richieste ASAP mentre stò lavorando?

Ci sarebbero molte altre implicazioni ma che, a mio avviso, rientrato grossomodo in queste tre categorie. Ma, fino ad ora, abbiamo visto l’aspetto solo una delle due facce della medaglia. Mi si può obiettare che, in un ambiente lavorativo (specie come il nostro), certi tipi di richieste sono nella normalità. E dato che mi è stato insegnato (grazie Dino – ex capo ufficio) che lamentarsi è facile, proporre una soluzione è la parte difficile, ho analizzato l’aspetto anche dall’altro punto di vista: quello della persona che dovrebbe fare delle richieste ASAP.

Ebbene, a mio parere una soluzione c’è e non è difficile applicarla. Il segreto stà nel riuscire a gestire e schermare questo tipo di richieste, e ci sono vari modi (ovviamente mi riferisco alla mia attività lavorativa). Ecco un breve elenco:

FISSARE UNA REGOLA: avere una regola chiara, impedisce malintesi e disagio nel team. Nel mio team la regola (dettata dal buonsenso) è semplice: il bug bloccante vince (noncisonocazzi). Chiara e sintetica. Se c’è un bug che blocca il prodotto, si risolve. So che sembra scontato ma, nella mia esperienza, ho visto che purtroppo non è sempre così (“c’è il sito fermo!”, “non mi interessa, bisogna mettere on line il video con gli auguri di natale” – ogni riferimento a fatti è puramente casuale). Regola semplice e chiara ma che risolve tanti malintesi.

UNA RICHIESTA ASAP CAMBIA LE STIME: anche questa sembra scontata ma non lo è. Se mi chiedi una cosa ASAP ci sono delle attività programmate, i rilasci subiranno uno slittamento proporzionale alla durata della lavorazione della nuova richiesta. Semplice vero? Applicarla lo è un po’ meno, specie all’inizio, ma vi assicuro che non è impossibile. Il trucco è quello di avere ben chiaro cosa si stà facendo e quanto e su cosa la nuova richiesta va ad impattare.

SCHERMARE LE RICHIESTE: nel nostro settore, in genere, la fretta arriva sempre dalle vendite o dal marketing. Ovviamente, dato che il nostro stipendio dipende molto dal lavoro di questi due uffici, è chiaro che quelle richieste non possono e non devono essere rimbalzate. Sarebbe un grave errore, grave quanto quello di farle passare così come sono. Queste richieste vanno mediate e devono necessariamente essere programmate e schedulate correttamente. Non è affatto semplice ma, se avete un ruolo di coordinamento, questo è il vostro compito. Ho sperimentato che spesso, le richieste ASAP, tanto urgenti non sono e che vengono bollate come tali solo perchè si ha poca fiducia nella capacità del team di rilasciare in tempo rispettando la programmazione. Chi fa la richiesta, spesso la bolla come ASAP così “metto pressione al team e me la danno in tempo”. Se queste richieste continuano a passare, il team lavorerà sempre in emergenza con i risultati che tutti conosciamo.

CONSOLIDARE LA CREDIBILITA’: ricollegandomi al punto precedente, più un team riesce a rispettare le pianificazioni, meno richieste ASAP arrivano. Provateci (anche se su questo punto, esiste una vasta letteratura)

Quello che leggete in questo post nasce ovviamente da quella che è (ed è stata) la mia esperienza, maturata su entrambi i fronti. Non dubito che, in altri settori le casistiche siano diverse ma ritengo che, con un po’ di lavoro e di impegno, si riesca a superare il problema delle richieste ASAP.

Ora che l’ho messo per iscritto, qualora doveste ricevere una mia richiesta ASAP, siete autorizzati ad insultarmi (ovviamente ASAP 😛 )

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