Una sistemata alla posta…

Una sistemata alla posta … è una di quelle cose che mi ero ripromesso di fare da diverso tempo ma che, per un motivo o per l’altro, ho sempre rimandato. Ultimamente, sul mio aggregatore, sono apparsi due post che hanno risvegliato in me la voglia di mettere ordine ed oggi è arrivato il momento per farlo.

Per l’organizzazione dei messaggi, da tempo uso un approccio basato sulla “filosofia Getting Things Done“. In questo modo riesco a tenere le informazioni abbastanza organizzate ed a schedulare per bene le attività. Ammetto che non sono un fanatico di questa metodologia quindi … non la seguo proprio alla lettera ma mi ci stò impegnando. Del resto, la metodologia migliore è quella con cui ci si sente maggiormente a proprio agio! (il che suona come la classica scusa: “nel mio disordine sono ordinato“).

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Outlook 2007 aiuta moltissimo in questo (GTD) fornendo gli strumenti adeguati per organizzare al meglio gli elementi (i colori sono fantastici!) e, dove il programma è carente, internet viene in aiuto Smile. Trovo infatti comodissime le macro che mi permettono di creare attività o appuntamenti nel calendario con un semplice click (vedi i bottoni in alto a destra sulla toolbar).

L’esito della riorganizzazione di oggi mi ha permesso di ridurre di parecchio il numero dicartelle annidate, eliminare vecchie cartelle che ormai non usavo più e cancellare qualche migliaio di vecchi (ed inutili) messaggi (quando faccio pulizia, sono radicale Laughing).
Una delle cose più interessanti che ho scoperto (anche se esiste da parecchio) è l’organizzazione in stile “conversazione” dei messaggi. Essa permette di visualizzare l’intera conversazione, rendendo poi più semplice seguirla. In questo post è spiegato per bene come configurare tutto.

Altra cosa di cui ormai non potrei fare a meno è il calendario.

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Anche qui, trovo comodissimo l’uso delle categorie e la possibilità, all’arrivo di una mail, di creare direttamente un appuntamento con le macro di cui ho parlato poco fa.
Il calendario lo trovo indispensabile per la mia attività/vita, in particolare perchè è costantemente sincronizzato con il mio smartphone e, grazie a Mobile Phone Assistant, mi gestisce automaticamente le chiamate perse evitandomi, spesso, delle brutte figure. Altra grande comodità è quella di poter pubblicare il calendario on line, scegliendo il livello di dettaglio delle informazioni e se renderlo pubblico o meno. Seguendo l’esempio di Scott Hanselman, ho pubblicato il mio Free/Busy Calendar Smile.

Per oggi, mi ritengo abbastanza soddisfatto dell’organizzazione data. Ci sono delle “rifiniture” da fare, e so che questa non è l’organizzazione definitiva (le situazioni cambiano col tempo e le esigenze anche), ma per il momento va bene così.

E voi, come organizzate il vostro Outlook?

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